Över 80 procent styr projektportföljen med flera lösningar

Undersökningen från februari 2026 kartlägger vardagens smärtpunkter för PMO-ansvariga och tillståndet i portföljstyrningen hos organisationer med över hundra anställda. Resultaten i The Nordic PMO Reality Report 2026 pekar på fyra tydliga huvudinsikter.

1. Hybridmiljön – samma sak hanteras i flera lösningar

Hela 83 procent av deltagarna följer portföljens status i mer än en lösning. Över hälften använder tre eller fler. Bara 17 procent samlar helhetsbilden i en enda lösning, en dedikerad lösning för portföljstyrning.

”I praktiken betyder det att informationen ligger utspridd i olika kalkylblad och projektlösningar. Helhetsbilden är det däremot få som har”, säger Marita Tuoma, Sales Lead på Hypergene.

Fragmenteringen leder till manuella processer som både tar tid och är känsliga för fel, och i praktiken går det inte att få en samlad bild av läget i realtid. När den gemensamma överblicken över projekten saknas blir det svårare att föra informationen vidare, och att hålla ihop helheten blir tungt.

Läs om lösningen som ger dig en samlad bild av projektportföljen

2. Beslut fattas utan hela bilden

Det andra tydliga resultatet handlar om klyftan mellan dem som utför arbetet och den högsta ledningen. I det samlade nordiska resultatet upplever 34 procent att ledningen inte förstår vad projekten faktiskt kräver. Siffran är påfallande lika i alla tre länder.

”Ledningen underskattar hur mycket tid och resurser projekten i verkligheten kräver”, sammanfattar Tuoma.

I fritextsvaren återkom tre saker: resurserna och tiden räcker inte till, komplexiteten är större än ledningen antar, och hindren når inte ledningen i realtid.

”En stor andel av deltagarna uppger dessutom att de varje månad lägger 2,5 dagar på att rapportera portföljens status – och en del lägger ännu mer tid än så.”

Besluten bygger alltså på data som redan hunnit bli inaktuell.

”Utan data i realtid är det svårt för de portföljansvariga att övertyga ledningen om till exempel behovet av mer resurser eller ändrade tidplaner. Man kan också fråga sig vad man skulle kunna åstadkomma om den tiden lades på något annat”, säger Tuoma.

Den tid som går till spillo skulle deltagarna hellre lägga på bättre resursplanering, djupare samarbete med intressenter, scenarioplanering och kompetensutveckling. Ingen enda deltagare önskade sig mer rapportering.

3. Rätt lösning ger PMO mer inflytande

Mellan de nordiska länderna finns skillnader i hur väl de portföljansvariga får vara med och påverka strategiska beslut. Finländarna upplever sig i högre grad ha en stödjande roll och stå längre från ledningens forum än sina svenska och norska kollegor.

”Finländarna är tydligt mer av utförare och genomför projekt utifrån strategiska beslut, men de deltar inte särskilt mycket i att forma själva strategin”, beskriver Tuoma.

Skillnaden mot Sverige och Norge syns också i hur projektens effekt mäts. Bara 16 procent av de finländska deltagarna mäter projektens faktiska affärseffekt, medan uppmärksamheten i övriga Norden riktas starkare mot arbetets strategiska genomslag.

En tydlig förklaring till skillnaderna finns i användningen av en dedikerad lösning för portföljstyrning. När organisationen har en gemensam bild av alla projekt är de portföljansvariga betydligt oftare med i det strategiska beslutsfattandet. De som hade en dedikerad lösning uppgav dubbelt så ofta som andra att de kunde stötta ledningen i strategiska beslut, tack vare tillförlitlig data i realtid. De arbetar också nära ledningen i vardagen.

4. Splittrade system sliter på orken

Den fjärde insikten i kartläggningen är den mest oroande. När helhetsbilden saknas, och när det är svårt att förstå vad ledningens strategiska beslut bottnar i, går det ut över orken. Ju sämre dialogen om projektens status är mellan ledningen och PMO, desto mer sannolikt är det att man på projektsidan känner sig utmattad.

”Det var ett verkligt uppseendeväckande resultat. En stor andel, 30 procent, upplevde att arbetet varit utmattande det senaste året. Och skälet till att arbetet kändes utmattande var att de arbetade i flera olika system”, säger Tuoma.

Svaren visar att en organisation som säkrar synligheten i alla projekt kan använda de portföljansvarigas tid klokare, förbättra förutsägbarheten och öka trivseln genom att stärka känslan av kontroll.

”Projektportföljen är också ett sätt att kommunicera. I organisationen bör det finnas överblick över vad som händer i projekten”, säger Tuoma.

Ladda ner och läs PMO Reality Report 2026 →

‍