800 ammattilaista kertoo: Yli 80 prosenttia johtaa projektisalkkua usealla työkalulla

Hypergenen (ent. Thinking Portfolio) helmikuussa 2026 teettämä tuore kyselytutkimus kartoittaa projektiammattilaisten arjen kipupisteitä ja projektisalkun hallinnan tilaa yli sadan hengen organisaatioissa.

The Nordic PMO RealityReport 2026:n tuloksista nousee esiin neljä selkeää päähavaintoa.

1. Hybridiansa– samaa asiaa veivataan useilla työkaluilla‍

• Vastaajista peräti 83 prosenttia tarkastelee projektisalkun tilaa useammalla eri välineellä
• Yli puolet käyttää siihen jopa kolmea tai useampaa työkalua
• Vain 17 prosenttia käyttää kokonaiskuvan muodostamiseen yhtä työkalua eli projektisalkun hallintajärjestelmää.

“Käytännössä tämä tarkoittaa, että tieto on hajallaan erilaisissa Excel-taulukoissa sekä erilaisissa projektityökaluissa. Kokonaiskuva sen sijaan on harvoilla”, kuvaa salkunhallintaan erikoistuneen Hypergenen Sales Lead Marita Tuoma. Hajanaisuus johtaa aikaa syöviin ja virhealttiisiin manuaalisiin prosesseihin, eikä reaaliaikaisentilannekuvan muodostaminen ole käytännössä mahdollista. Kun yhtenäinen näkyvyysprojekteihin puuttuu, tiedon viestiminen eteenpäin vaikeutuu ja kokonaisuudenhallinta muuttuu raskaaksi.

Lue alustasta, jolla saat yhtenäisen näkymän projektisalkkuun

2. Johdon todellisuusvaje – päätöksenteko perustuu vaillinaiseen näkyvyyteen

Toinen merkittävä tulos liittyy kuiluun suorittavan portaan ja ylimmän johdon välillä:

• Yhteispohjoismaisen tuloksen mukaan 34 prosenttia vastaajista kokee, että johto ei ymmärrä projektien todellisia vaatimuksia.
• Tulos on hyvin samansuuntainen kaikissa maissa.

”Johto aliarvioi, kuinka paljon aikaa ja resursseja projektit todellisuudessa vaativat”, Tuoma tiivistää.

Avoimissa vastauksissa korostui kolme asiaa: resursseja ja aikaa on liian vähän, monimutkaisuus on suurempaa kuin johto olettaa, eivätkä esteet tule johdontietoon reaaliajassa.

”Lisäksi merkittävä osa vastaajista ilmoittaa käyttävänsä joka kuukausi 2,5 päivää projektisalkun tilan raportoimiseen – ja osa käyttää kuukausittain tähän vieläkin enemmän aikaa."

Päätöksenteko perustuu siis aina jo jossain määrin vanhentuneeseen dataan.

“Ilman reaaliaikaista dataa projektiammattilaisten on vaikea perustella johdolle esimerkiksi lisäresurssien tarvetta tai aikataulumuutoksia.”

”Voidaan myös kysyä, minkälaista kehitystä saataisiin aikaan allokoimalla tämä aika muuhun”, kyseenalaistaa Tuoma.

Hukkatunnit vastaajat käyttäisivät mieluummin parempaan resurssissuunnitteluun, syvempään yhteistyöhön sidosryhmien kanssa, skenaariosuunntteluun ja osaamisen kehittämiseen.

Sen sijaan yksikään vastaajista ei toivonut voivansa tehdä lisää raportointia!

3. PMO istuu johdon pöydässä, kun näkyvyys projekteihin on yksi ja yhteinen

• Pohjoismaiden välillä syntyy eroja siinä, miten projektiammattilaiset pääsevät osallistumaan strategiseen päätöksentekoon.
• Suomalaiset kokevat olevansa enemmän tukiroolissa ja kauempana johdon foorumeista kuin ruotsalaiset ja norjalaiset kollegansa.

”Suomalaiset ovat selkeästi enemmän toteuttajia ja toteuttavat strategisten linjausten mukaan tehtyjä projekteja, mutta he eivät osallistu kovinkaan paljon itse strategian luomiseen”, Tuoma kuvaa.

Ero Ruotsiin ja Norjaan näkyy myös projektien vaikutusten mittaamisessa. Ero Ruotsiin ja Norjaan näkyy myös projektien vaikutusten mittaamisessa. Vain 16 prosenttia suomalaisista vastaajista kertoi mittaavansa projektien varsinaista liiketoimintavaikutusta, kun taas muissa Pohjoismaissa huomio kiinnittyy vahvemmin työn strategiseen vaikuttavuuteen.

Selkeä selitys eroille löytyy yhtenäisen salkunhallintajärjestelmän käytöstä. Kun organisaatiolla on yksi ja yhteinen näkyvyys kaikkiin projekteihin, projektisalkusta vastaavat ovat huomattavasti useammin mukana strategisessa päätöksenteossa. Ne, joilla oli projektihallintajärjestelmä, kertoivat kaksi kertaa todennäköisemminkuin muut pystyvänsä tukemaan johtoa strategisissa päätöksissä - huomattavasti paremmin luotettavan ja reaaliaikaisen datan ansiosta. He toimivat myös arjessa lähellä johtoa.

 4. Uupumus aiheutuukin epätietoisuudesta

Neljäs Hypergenen pohjoismaisen kartoituksen havainto on huolestuttava:

• Kokonaiskuvan puute ja kyky hahmottaa johdon strategisten päätösten perusteluja heijastuvat suoraan jaksamiseen
• Mitä heikompi dialogi projektien tilasta johdon ja PMO:n välillä on, sitä todennäköisemmin projektipuolella koetaan uupumusta.

”Tämä oli todella hätkähdyttävä tulos. Huomattava osa (30 %) vastaajista koki, että työ on ollut uuvuttavaa viimeisen vuoden aikana. Ja syy, miksi työ koettiin uuvuttavana, oli se, että he työskentelivät useampien järjestelmien kanssa”, Tuoma sanoo.

Vastausten perusteella organisaatio voi varmistamalla näkyvyyden kaikkiin projekteihin kohdentaaprojektiammattilaisten ajankäyttöä järkevämmin, parantaa ennustettavuutta jalisätä työntekijöiden työtyytyväisyyttä vahvistamalla hallinnan tunnetta.  

“Projektihallintasalkku on myös viestinnän väline. Organisaatiossa pitäisi olla läpinäkyvyys siihen,mitä tapahtuu projektien kanssa.”

Lataa PMO-raportti 2026 maksutta

‍