Vinkkejä projektisalkunhallintaan: Kriittisen polun päällekkäisten resurssikonfliktien tunnistaminen salkkutasolla
Perinteinen kriittisen polun laskenta lähtee ajatuksesta, että resursseja on käytettävissä rajattomasti. Näin ei kuitenkaan tietenkään ole vaan sama asiantuntija voi olla kriittisellä polulla kahdessa projektissa yhtä aikaa, vaikka projekteilla ei olisi mitään suoraa tehtäväriippuvuutta toisiinsa. Tällainen resurssikonflikti ei näy yhden projektin verkkokaaviossa, mutta se hidastaa aikataulua yhtä lailla kuin mikä tahansa tehtäväriippuvuus. Portfolion resursoinnissa tämä ei välttämättä tule ilmi, koska tehtävät usein päivätasolla ja resurssisuunnitelma kuukausitasolla. Kriittisen polun päällekkäisten resurssikonfliktien tunnistaminen vaatiikin järjestelmällistä analyysia, sillä pelkkä yksittäisen projektin tarkastelu ei paljasta salkkutason pullonkauloja.
Tässä muutamia salkkutason ratkaisuehdotuksia:
1. Projektikohtaisten kriittisten polkujen laskenta
Ennen kuin salkkutasoa voidaan analysoida, jokaisen projektipäällikön on määritettävä oman projektinsa kriittinen polku.
2. Salkkutason resurssikiinnitysten ristiintarkastus
Kun kriittiset tehtävät ovat tiedossa, tarkastellaan resurssien kuormitusta salkun laajuisesti.
Projektisalkun resursoinnin kohdalla on huomionarvoista, että Hypergene Projektisalkku näyttää kaikki ne resurssit, joiden kuormitusaste ylittää 100 %.
3. Visuaalinen tunnistaminen Gantt-kaaviolla
Visuaalisesti nämä tehtävät tunnistetaan parhaiten yhdistetyllä Gantt-kaaviolla, jossa kriittiset polut on visualisoitu.
4. Prosessi, ei vain työkalu
Resurssikonfliktien tekninen tunnistaminen ei riitä, jos sitä ei tehdä säännöllisesti. Siksi organisaation on omaksuttava prosessi ja pidettävä siitä kiinni:
- Resurssikatselmus salkkutasolla (esim. viikoittain tai kahden viikon välein), jossa käydään läpi seuraavat 4–8 viikkoa
- Selkeä omistajuus: kuka päättää kumman projektin kriittinen tehtävä saa resurssin, jos konflikti ei ratkea automaattisesti (tyypillisesti salkun ohjausryhmä tai resurssipäällikkö)
- Ennakoiva kapasiteettisuunnittelu: jos tiedetään etukäteen, että avainhenkilö on niukka resurssi, se otetaan huomioon jo projektien aikatauluttamisessa ja priorisoinnissa.
Haluatko nähdä, miten kriittinen polku toimii Hypergenen projektisalkun projekteissa?
Usein kysyttyjä kysymyksiä - Hypergene Portfolios
Perinteinen kriittisen polun laskenta olettaa, että resursseja on käytettävissä rajattomasti. Konflikti ei siksi näy yhden projektin verkkokaaviossa. Salkun resursoinnissakin se jää helposti piiloon, koska tehtävät suunnitellaan usein päivätasolla ja resurssit kuukausitasolla.
Tunnistaminen etenee neljässä vaiheessa:
- Jokainen projektipäällikkö määrittää oman projektinsa kriittisen polun.
- Resurssien kuormitusta tarkastellaan koko salkun laajuudelta.
- Konfliktit tunnistetaan visuaalisesti yhdistetystä Gantt-kaaviosta, jossa kriittiset polut näkyvät.
- Tarkastelu tehdään säännöllisesti osana prosessia.
Hypergene Portfolios nostaa esiin kaikki resurssit, joiden kuormitusaste ylittää 100 %.
Omistajuus pitää sopia etukäteen. Tyypillisesti päätös kuuluu salkun ohjausryhmälle tai resurssipäällikölle. Se tehdään silloin, kun konflikti ei ratkea automaattisesti.
Hyvä rytmi on viikoittain tai kahden viikon välein. Katselmuksessa käydään läpi seuraavat 4–8 viikkoa. Niukat avainhenkilöt otetaan huomioon jo projektien aikatauluttamisessa ja priorisoinnissa, ei vasta kun ongelma on jo päällä.
Haluatko tietää, miten Hypergene voi auttaa sinua?
