Kriittinen polku muuttuu useammin kuin luulet – näin pysyt perässä

Lyhyesti:

• Kriittinen polku on projektin tehtävistä muodostuva pisin riippuvuusketju – se määrittää lyhimmän mahdollisen valmistumisajan
• Kaikki tehtävät eivät vaikuta aikatauluun yhtä paljon: osassa on pelivaraa, osalla ei lainkaan
• CPM-menetelmän arvo on huomion oikeaan ohjaamisessa
• Kriittinen polku voi vaihtua kesken projektin, jos ja kun aikataulut tai riippuvuudet muuttuvat
• Ilman jatkuvaa päivitystä kriittinen polku on nopeasti vanhentunutta tietoa

Mikä on kriittinen polku?

Kriittisellä polulla ilmaistaan se tehtäväketju, jonka yhteenlaskettu kesto on pisin koko projektissasilloin, kun tehtävät tehdään riippuvuuksien edellyttämässä järjestyksessä.

Jos yksikin kriittisen polun tehtävä myöhästyy, koko projekti myöhästyy vastaavasti – mikälijotain muuta polun tehtävää ei saada aikaan nopsemmin. Pelivaraa (float) sen sijaan jää muille, ei-kriittisille tehtäville kriittisen polun ulkopuolella: ne voivat siirtyä tiettyyn määräaikaan asti ilman että projektin valmistumispäivä siirtyy.

Näin kriittinen polku tunnistetaan

Kriittisen poluntunnistaminen etenee kolmessa vaiheessa:

1. Tehtävät ja kestot – kaikki projektin tehtävät listataan arvioituine kestoineen.
2. Riippuvuudet – selvitetään, mitkä tehtävät edellyttävät toisen tehtävän valmistumista ennen alkamistaan.
3. Pisin ketju – tehtävät ja riippuvuudet kuvataan verkkona, josta lasketaan kestoltaan pisin mahdollinen reitti alusta loppuun. Näin syntyy kriittinen polku.

Käytännön projektityössä tätä ei enää lasketa käsin. Nykyaikaiset projekti- ja salkunhallintatyökalut päivittävät kriittisen polun automaattisesti, kun tehtävien kestot, riippuvuudet tai aikataulut muuttuvat.

Critical path kannattaa tuntea

Kriittisen polun ymmärrys on hyödyllistä:

1. Tiedetään, mihin tehtäviin kannattaa kohdistaa seuranta ja resurssit ensimmäisenä

2. Nähdään etukäteen, mikä viivästys vaarantaa aikataulun – ja mikä ei

3. Voidaan perustella priorisointipäätökset johdolle konkreettisesti ja mahdollisimman vähän arvailuun perustaen

4. Vältetään kaikkien tehtävien yhtäaikainen valvonta yhtä tarkasti, koska vain osa niistä ratkaisee lopputuloksen

Yleisin virhe on, että kriittinen polku unohtuu päivittää

Kriittisen polun laskelma kuuluu luonnollisesti suunnitteluvaiheeseen, mutta sen tulee myös elää projektin mukana. Kriittinen polku lasketaan tehtävien kestojen ja riippuvuuksien perusteella, ja se muuttuu aina kun jompikumpi näistä muuttuu. Käytännössä tämä tarkoittaa, että polku voi siirtyä täysin toiseen tehtäväketjuun jo yhden viivästyksen tai aikataulumuutoksen seurauksena. Jos laskentaa ei tehdä uudelleen, muutokset jäävät huomioimatta.

Näin voi syntyä aika tyypillinenkin tilanne, jossa projektipäällikkö seuraa tarkasti tehtäviä, jotka olivat kriittisiä projektisuunnitelman hyväksymishetkellä, mutta eivät ole sitä enää myöhemmin. Näin käy helposti silloin, kun samanaikaisia projekteja on useita tai kun aikataulut elävät nopeasti, kuten tuotekehitys- ja TKI-hankkeissa.

Lähes kriittisissä tehtävissä luuraa ”piiloriskejä”

Kriittisen poluntehtävät saavat yleensä eniten huomiota, mutta suuri yllätys voi tullakin tehtävistä, joilla on vain päivän tai parin pelivara. Virallisesti kriittisiä ne eivät ole, mutta pienikin viivästys niissä siirtää ne kriittiselle polulle.Tämä tapahtuu helposti juuri kun projektissa on hektinen vaihe käsillä.

Kokenut projektiammattilainen tarkastelee kriittisen polun lisäksi pelivaran jakaumaa: mitkä tehtävät ovat lähellä nollaa, vaikka eivät virallisesti olekaan polulla.

Pelivara ei tarkoita "ei kiireellinen"

Pelivaratulkitaan helposti merkiksi siitä, että tehtävä voi odottaa. Todellisuudessa se kertoo vain, kuinka paljon liikkumavaraa tehtävällä on ennen kuin se alkaa vaikuttaa aikatauluun. Kun pelivaraa aletaan käyttää – esimerkiksi siirtämällä tehtävää myöhemmäksi resurssipulan takia – se kannattaa tehdä tietoisesti, ei vahingossa, sillä käytettyä pelivaraa ei voi saada takaisin.

Resurssikonfliktit eivät näy kriittisellä polulla – mutta vaikuttavat siihen

Perinteinen kriittisen polun laskenta olettaa, että resursseja on rajattomasti saatavilla. Todellisuudessa sama asiantuntija voi olla kriittisellä polulla kahdessa projektissa yhtä aikaa, vaikka projekteilla ei olisi mitään suoraa tehtäväriippuvuutta toisiinsa. Tällainen resurssikonflikti ei näy yhden projektin verkkokaaviossa, mutta se hidastaa aikataulua yhtä lailla kuin mikä tahansa tehtäväriippuvuus. Portfolion resursoinnissa tämä ei välttämättä tule ilmi, koska tehtävät usein päivätasolla ja resurssisuunnitelma kuukausitasolla. Kriittisen polun päällekkäisten resurssikonfliktien tunnistaminen vaatiikin järjestelmällistä analyysia, sillä pelkkä yksittäisen projektin tarkastelu ei paljasta salkkutason pullonkauloja. Lue lisää salkkutason ratkaisuehdotuksista.

Kriittinen polku käytännössä

Jos kriittistä polkua ei lasketa automaattisesti aina muutosten yhteydessä, projektipäällikkö valvoo vanhentunutta tietoa. Hypergene Portfolios laskee ja päivittää kriittisen polun automaattisesti tehtävien ja riippuvuuksien muuttuessa.

Haluatko nähdä, miten kriittinen polku toimii Hypergenen projektisalkun projekteissa?

Varaa esittely→