Dolda kostnaden av manuella processer

Sammanfattning

Manuella processer är fortfarande en central del av arbetet i många ekonomifunktioner. Data samlas från flera system, rapporter byggs i kalkylblad och viktiga beslut kräver ofta manuella steg innan siffrorna går att analysera.

I ett enkelt räkneexempel kan ett ekonomiteam på fem personer lägga omkring 1 300 timmar per år på manuella moment, men kostnaden syns sällan tydligt. I den här artikeln går vi igenom vilka konsekvenser de får för rapportering, analys och beslutsfattande – och hur snabbt kostnaden kan växa i en vanlig ekonomifunktion.

När besökare anonymt delade tankar om sin arbetsvardag i vårt Confession booth på branschmässor runt om i Sverige återkom flera kommentarer om samma sak – system som inte hänger ihop, begränsad överblick och mycket manuellt arbete. Totalt samlades 261 svar in.  

Det väcker en viktig fråga för många ekonomiteam: vad kostar egentligen manuella processer i ekonomifunktionen?

Manuella processer är ofta osynliga

Många organisationer ser manuella moment som en naturlig del av arbetet. Rapporter sammanställs, siffror kontrolleras och information flyttas mellan olika system. Men eftersom arbetet sker stegvis och över tid blir kostnaden ofta osynlig. Den märks sällan i budgeten, men i vardagen. I svaren från Confession booth beskriver flera deltagare hur arbetet sker i flera system samtidigt och hur det krävs manuella steg för att skapa en helhetsbild.

Kostnaden handlar inte bara om tid

Den mest uppenbara konsekvensen av manuella processer är tidsåtgång. Men effekten är ofta större än så. Manuellt arbete innebär också:

• fler steg i rapporteringen
• större risk för fel
• svårare spårbarhet
• längre ledtid innan beslut kan fattas.

När information måste samlas och bearbetas manuellt blir det också svårare att snabbt analysera förändringar eller nya scenarier.

Vad kostar manuella processer i praktiken?

Ett enkelt exempel visar hur snabbt manuella processer kan bli dyra. Hur stor kostnaden blir påverkas såklart av organisationens storlek och arbetssätt.

Anta att ett ekonomiteam på 5 personer lägger i genomsnitt 5 timmar per vecka på manuella moment i rapportering och uppföljning – till exempel att sammanställa data från olika system, justera kalkylblad eller dubbelkolla siffror.

Det motsvarar:

• 25 timmar per vecka
• cirka 1 300 timmar per år

Det motsvarar cirka 650 000 kronor per år, räknat på en uppskattad personalkostnad på cirka 500 kronor per timme.

Då räknar man dessutom bara på själva arbetstiden – inte på andra effekter som:

• längre ledtid i rapporteringen
• större risk för fel och korrigeringar
• mindre tid för analys och utveckling.

I många organisationer är de verkliga kostnaderna därför betydligt högre.

Exemplet är beräknat på:

• en genomsnittlig lön för controllers på omkring 56 600 kronor per månad  
• att ekonomichefer och andra seniora ekonomroller oftast ligger högre
• arbetsgivaravgifter på 31,42 % för anställda upp till 7 års ålder.

När systemen inte hänger ihop

Ett återkommande tema i svaren från Confession booth är just fragmenterade system. Ekonomifunktionen arbetar ofta i flera verktyg: affärssystem, kalkylblad, rapporteringsverktyg och ibland egna lösningar. När systemen inte är integrerade krävs manuella steg för att koppla ihop informationen. Det kan fungera i mindre skala – men blir snabbt komplext när organisationen växer.

Läs också: Vad är rätt väg till framtidens ekonomistyrning?

Konsekvensen för ekonomifunktionen

När mycket tid går åt till manuella moment blir det mindre utrymme för analys och framåtblickande arbete, samtidigt som det är kostsamt. Dessutom förväntas ekonomifunktionen allt oftare bidra med analyser, prognoser och beslutsstöd.

Det innebär att ekonomiteam i många organisationer behöver balansera mellan operativ rapportering och strategiskt arbete.

Vad krävs för att minska manuella processer?

Det finns sällan en enskild lösning. Men organisationer som lyckas minska manuellt arbete brukar arbeta med tre saker:

1. ‍Sammanhållen data
   När budget, prognos, uppföljning och analys sker i samma struktur minskar behovet av manuella steg. ‍
2. Tydliga processer
   Standardiserade arbetssätt gör att information kan flöda mellan team och system. ‍
3. Rätt systemstöd
   System och lösningar som är byggda för planering och uppföljning kan automatisera moment som annars görs manuellt.

En fråga för många ekonomiteam

Svar från Confession booth visar att många ekonomer arbetar i miljöer där manuella processer fortfarande är en del av vardagen. Det betyder inte att arbetet fungerar dåligt – men det väcker en viktig fråga:

Hur mycket tid går egentligen åt till manuella moment som skulle kunna automatiseras?

För många organisationer är det där förändringsresan börjar.

Vad är lösningen?

Många organisationer som lyckas minska manuellt arbete har ofta ett gemensamt mönster: budget, prognos, uppföljning och analys sker i samma struktur — inte i parallella flöden som sedan måste sys ihop manuellt. När informationen hänger ihop från början försvinner många av de manuella stegen av sig självt.

Hypergene gör just det. Vi samlar planering, uppföljning och analys i en och samma lösning så att ekonomiteamet kan lägga tiden på analys och bättre beslutsfattande istället för administration. Vill du se hur det fungerar i praktiken? Boka en genomgång så visar vi dig.

Confessions från ekonomivärlden

Hur Confession booth gick till och fler insikter finns i Confessions från ekonomivärlden där vi analyserar 261 anonyma svar från ekonomer om deras arbetsvardag.

Läs rapporten →