Tre månader efter den tekniska lanseringen fanns alla projekt och projektidéer i portföljen, framtida projekt hade planerats in och en utvecklingsplan (roadmap) var på gång att läggas till, berättar Kalle Wahlström. Han är chef för Wihuris projektkontor och huvudansvarig för den nya projektportföljen. Kalle fungerar som stöd för projektledarna och säkerställer att de har rätt kompetens och resurser.
‍

Wihuri Group har cirka 5 500 anställda inom fyra affärsområden. I första skedet har idé- och projektportföljerna införts inom tre av dessa (Wihuri Aviation, Metrotukku och Teknisk handel). Nästa steg är att utöka användningen även till den internationella förpackningsverksamheten.
‍

Trots att utbildning och utrullning fortfarande pågår har projektportföljen redan gett konkreta resultat efter bara några månader.
‍

Tekniskt införande med skarpa data

Införandet gjordes tillsammans med Thinking Portfolios applikationskonsulter – och direkt med verkliga projektdata, inte testinformation.
– Vi använde riktiga projekt från start, varför skulle vi inte? När nya projekt kom igång la jag in dem i portföljen redan under demoperioden. Alla justeringar gjordes direkt på den verkliga datan, berättar Kalle.
‍

Han uppskattade att processen inte gick igenom fält för fält, utan att han kunde börja testa verktyget direkt när grundmodellen var klar.
– Det var enkelt att komma igång, även för en nybörjare. Och kommunikationen med konsulterna var smidig – inget krångligt supportsystem, bara rak och tydlig dialog.
‍

Få justeringar efter start

Portföljen gjordes enkel för slutanvändaren, med bara två fält i huvudvyn. Sedan lanseringen har endast mindre justeringar gjorts, som att anpassa projektfaser och beslutspunkter samt modifiera rapporter.
‍

Tidigare följdes projekten i PowerPoint-presentationer i styrgrupperna, men de saknade en samlad överblick. – Nu kan vi lätt se olika perspektiv, som resursallokering, kostnader eller strategisk inriktning. Portföljen har helt vänt upp och ner på transparensen i projekten och utvecklingsbehoven.

‍

Från idé till projekt

Med projektportföljen kom även en idéportfölj – något helt nytt för Wihuri. Idéflödet gör att utvecklingsförslag samlas in och förbereds bättre inför beslut.
‍

Varje projekt som genomförs har passerat idéportföljens urval, där man måste motivera behovet, skapa en business case och beskriva de förväntade nyttorna. I det här stadiet prioriteras idéerna, och bara beslutade projekt flyttas över till projektportföljen.
‍

– Alla kan se vilka idéer som skickats in och hur de hanterats. På bara några månader har vi fått in runt femtio nya idéer, säger Kalle.
‍

Tre tips till andra organisationer

Kalle delar med sig av sina råd till andra som, likt Wihuri tidigare, saknar transparens och ett samlat verktyg för projektdata:

1. Fundera över vilken utvecklingsmodell och arbetssätt som passar den egna organisationen.
   
   
2. Undersök om era befintliga verktyg kan ge en helhetsbild av utvecklingsarbetet.
   
   
3. När förarbetet är klart – ring Esa Toivonen och skaffa Thinking Portfolio. Produkten är färdig, kostnadseffektiv och redo att användas, avslutar han med ett skratt.