Kredinor: Från 60 Excel-filer till en gemensam bild av siffrorna

Kredinor grundades 1905 och har idag 662 medarbetare i fyra länder och över 4 300 aktiva kunder. Bolaget ägs av Sparbanken gruppen och Kredinor Stiftelsen. Bakom prognosarbetet står controllerna Magnus L'Abée-Lund och Jørgen Christie Halle.

60 filer skulle bli en sanning

Innan Profitbase gjorde Kredinor sin planering, prognos och rapportering i Excel. Det fungerade i grunden, men gav begränsad överblick och krävde mängder av manuellt arbete.

"Tänk bara på hur lång tid det tar att konsolidera nästan 60 olika filer till ett enda ark. Särskilt när alla gör lite på sitt eget sätt", säger Jørgen.

Med det manuella arbetet följde risker: fel som smög sig in, formler som inte var uppdaterade och ingen behörighetsstyrning, trots att lönedata låg i samma ark som alla kunde se.

"Det värsta scenariot är att fel siffror leder till fel beslut och att det påverkar bemanningen. Våra medarbetare är vår viktigaste resurs", säger Magnus.

Resan: en dedikerad person och en lära om data

När Kredinor skulle byta lösning föll valet på Profitbase, Hypergenes CFO-plattform som samlar planering, budget, prognos och rapportering på ett ställe. Behovet var så tydligt att beslutet kunde tas utan någon utdragen process. Att ha samma kontaktperson genom hela införandet visade sig avgörande.

"Vår kontaktperson har svarat på frågor dag och natt. Det är helt centralt, för då behöver man inte förklara sin organisation och sina problem för en ny person varje gång", säger Magnus.

Allt gick dock inte smärtfritt, och Kredinor är öppna med det.

"Vår data var inte perfekt, och att få format och kvalitet att matcha tog tid. Vi kallar det TTT – things take time. Men det är helt klart värt det i slutänden", säger Jørgen.

Eget ägarskap

Idag är Profitbase Kredinors gemensamma lösning för planering, prognos och rapportering. Controllerteamet arbetar i den nästan dagligen, cheferna varje kvartal. Bolaget prognostiserar nu på kontonivå, har byggt egna moduler för bland annat licenser och konsulter, och håller Sparbanken gruppens strikta kvartalsdeadlines varenda gång. Den största förändringen syns i vem som känner ansvar för siffrorna.

"Organisationen har tagit ett helt annat ägarskap över sina prognoser. Förut, om vi bad en chef förklara en avvikelse, kunde svaret bli 'det var ju den siffran ni sa åt mig att lägga in'. Nu kan vi fråga vad avvikelsen beror på – och då har de faktiskt ett svar", säger Jørgen.

Kontroll och transparens

På vad som är det viktigaste värdet med Profitbase tvekar Jørgen inte:

"En sak skulle vara kontroll. Om jag får lägga till en till säger jag transparens. Tidigare fick vi öppna varje enskilt kalkylark för att se om någon glömt en siffra. Nu ser vi det med två klick."

Kredinor älskar fortfarande Excel. Men för prognosarbetet är Profitbase en förbättring.

Vill du se hur Profitbase kan ge ditt ekonomiteam samma kontroll och överblick?  

Boka en demo utan några förbindelser idag →

‍