På finska Åbo yrkeshögskola alla 800 anställda har tillgång till en gemensam projektbild

På Åbo yrkeshögskola, en av de största yrkeshögskolorna i Finland, är projektmognadsgraden hög och ribban för portföljutvecklingen är lagd högt.

"Vi älskar det här systemet och portföljen!" säger Paula Ailio, chef för högskolans projektkontor.

På en skala 1–5 ligger organisationens projektmognadsgrad på ungefär fyra.

Engligt projektspecialist Arina Ventelä är hela personalen van vid portföljen: "Nyanställda introduceras direkt till systemet och till att det används varje vecka", säger Arina som själv användet systemet dagligen.

Utvecklingsförslagen kommer både inifrån organisationen och från projektfinansierarna

Åbo yrkeshögskola har ett FLEX-avtal med Hypergene som möjliggör löpande småskalig utveckling av portföljen. Och det behövs – då finansierarnas rapporteringskrav förändras hela tiden.

"Portföljen måste hänga med för att förbli användbar. Om TEPPO (systemet) inte kunde anpassa sig efter finansierarnas önskemål skulle det snabbt dyka upp egna kalkylblad och skuggsystem", beskiriver Arina.

"Portföljen fungerar redan riktigt bra, men aptiten växer med ätandet. Vi är aktiva och rätt ambitiösa i hur vi utvecklar den", säger Paula.

"Vi har verkligen satt systemet i arbete – mycket är automatiserat."

Åbo yrkeshögskola har också infört en tydlig intern godkännandeprocess och tydliga beslutsregler för projekten:

"Många organisationer i vår storlek hamnar i knipa när projektansökningar skickas iväg utan rätt godkännanden, eller utan att alla känner till dem. Hos oss skriver vicerektorn inte under något som inte finns i TEPPO. Vi håller stenhårt på det."

Den höga projektmognadsgraden har också uppmärksammats utifrån – andra yrkeshögskolor och universitet har velat komma på besök för att se hur Åbo yrkeshögskola arbetar med och utvecklar sin portfölj.

Stödjer strategin och målet om koldioxidneutralitet

Systemet som heter TEPPO, har gjort kopplingen mellan projekt och strategi synlig, berättar Arina.

Projekt som inte stödjer strategin genomförs inte – och strategikopplingen måste kunna namnges redan i idéfasen.

Ett av Åbo yrkeshögskolas strategiska mål är att bli koldioxidneutrala. Det målet har höjt kraven även på FUI-verksamheten och projekten.

"Hållbar utveckling och låga utsläpp har fört med sig en helt ny kravnivå. Varje projekt måste definiera hur det bidrar till hållbarhet – ekonomiskt, socialt, ekologiskt och kulturellt. Och vi måste också identifiera konkreta hållbarhetsåtgärder kopplade till projektet", säger Paula.

Hållbarhetsarbetet följs upp på ledningsgruppsnivå och rapporteras regelbundet till bland annat Åbo stad, ministeriet och andra intressenter.

Helt enkelt bästa supporten ever!

Paula och Arina ser att de framöver också skulle kunna ta i bruk fler portföljmodeller.

"Projekt- och resursportföljen sitter så pass väl att jag tror vi kommer att bygga ut portföljsidan längre fram. Det finns många möjligheter", säger Paula.

Hypergenes applikationskonsulter och support får beröm för gott samarbete: "Er support är snabb. Helt enkelt bästa supporten ever!"

‍