Med Hypergene får Viking Line bättre beslutsunderlag för planering, inköp och uppföljning

Utmaning

När rederiet Viking Line skulle förändra det traditionella budgetarbetet till förmån för en rullande, drivarbaserad 12-månadersprognos räckte deras befintliga beslutsstödssystem inte till. Att budgetarbetet är drivarbaserat innebär att man utgår ifrån det som driver, eller förändrar budgeten, vilket i Viking Lines exempel betyder att budgeten revideras löpande med automatik beroende på exempelvis antalet passagerare.

I och med den här övergången, samt att det beslutsstödssystem de hade inte levde upp till organisationens krav på användarvänlighet, bestämde de sig för att investera i ett nytt.

Lösning

”Vi gjorde en grundlig upphandling med ett flertal leverantörer och där vi till slut valde Hypergene av flera orsaker, bland annat gränssnittet mot våra användare var en bidragande orsak. Men även flexibiliteten i programmet var till fördel för Hypergene”, säger Mats Engblom, ekonomidirektör på Viking Line.

Förutom Budget och Prognos valde Viking Line att också implementera Uppföljning och Analys, med möjlighet till Målstyrning på ett sätt som bryter ner övergripande planer till mål, nyckeltal och aktiviteter i hela organisationen.

Resultat

Med Hypergene kan Viking Line bland annat följa upp alla viktiga parametrar ombord som är kopplat till försäljning, mat och nöjen. Exempelvis redovisar lösningen dagligdags hur försäljningen för en viss varukategori går för ett specifikt fartyg, vilka kundkategorier som var ombord vid det givna tillfället och hur nöjda de var. Något som används för både uppföljning och planering inför framtiden.

Viking Lines lösning innehåller också viktiga checklistor som används som stöd för medarbetarna samt ett rapporteringssystem för distribution ut i organisationen. Enligt Mats Engblom lever Hypergenes plattform upp till förväntningarna och de är nöjda med sin lösning.

”Vi har fått en flexibel och användarvänlig lösning som väl stödjer vår övergång till 12-månaders rullande prognoser”, säger Mats Engblom.

Och till andra företag som ska investera i ett nytt beslutsstöd har han följande rekommendation:

”Fundera riktigt noggrant igenom varför en investering av beslutsstöd ska ske, vidare behöver man noggrant fundera igenom vilka processer ett beslutsstöd är tänkt för, ska det ersätta något eller är det något nytt. ”