Metropolia säkerställer att strategin förverkligas med hjälp av Hypergene Projektportfölj

Hypergene ger en heltäckande överblick över projektportföljen

Beslutet att välja Hypergene som Metropolias projektportföljlösning växte sig starkare efter ett besök hos Åbo yrkeshögskola, som redan använder Hypergene Portfolios. Besöket visade tydligt hur Hypergene kan användas i högskolesektorn.

Ledningen värdesätter särskilt att nu ha tillgång till uppdaterad information i realtid från projektportföljen – något som saknades i det tidigare systemet och var en av huvudorsakerna till bytet. Med Halli, som lösningen kallas internt, får man i dag en samlad överblick över alla projekt på ett ställe och ett verktyg som ger ledningen en tydlig bild av allt som pågår inom organisationen.

”Portföljens data kan granskas ur flera olika perspektiv,” säger vice rektor Simo Mustila. ”Halli kommer framöver att vara ett centralt verktyg även för att följa upp strategiarbetet. Det gör det möjligt att bryta ner strategin i mål och projekt – och följa hur den förverkligas. Utan Halli vore det betydligt svårare.”

Snabb överblick av FoUI-verksamheten med Hypergene

Enligt FoUI-direktör Anna-Maria Vilkuna har Metropolia de senaste åren lagt allt större vikt vid ett portföljbaserat arbetssätt inom FoUI-verksamheten. Halli ger en samlad och snabb överblick av hela FoUI-portföljen, där visualisering spelar en viktig roll.

”Ett bra verktyg ska fungera både i projektpersonalens vardag och som stöd för ledningen. Hypergene – eller Halli – uppfyller båda dessa krav mycket väl.”

Metropolia har identifierat sina styrkeområden och byggt upp innovationskluster kring dem. Klustren fokuserar på samhällsrelevanta behov som ligger nära yrkeshögskolans FoUI-verksamhet och erbjuder samtidigt studenter inspirerande lärandemiljöer i samarbete med externa partner. Bland Metropolias innovationer finns till exempel förarlösa bussar och simulationssjukhuset i Myllypuro.

”I Halli är FoUI-portföljerna indelade efter innovationskluster. För oss är det också viktigt att kunna använda portföljdata tvärs över klustren. Vårt mål är att synliggöra resultaten av innovationsarbetet ännu tydligare. De effektivitetsrapporter som Hypergene erbjuder – där resultat kan visas i konkreta siffror – är en nyckel i det arbetet.”

Även FoUI-projektledarna ger positiva omdömen om det nya systemet. De lyfter särskilt fram användarvänligheten, den tydliga och visuella layouten samt hur enkelt det är att få överblick över projekten.

Hypergene stärker Metropolias nya projektkultur

Projektledningschefen Kimmo Virta betonar att man under införandet av Halli lade särskild vikt vid att säkerställa att funktionerna verkligen stödjer projektprocessen. Beslutssteg och andra processmoment prioriterades – och Halli kunde lanseras enligt plan.

Både Metropolias interna team och Hypergenes konsulter får beröm för sin professionalism under införandet.

”Portföljvyerna fungerar redan mycket väl – vi har tagit ett stort steg framåt jämfört med tidigare. Utbildningen av projektpersonalen pågår fortfarande, så vi förväntar oss ännu större nytta när användningen breddas och blir en naturlig del av vardagen.”

Mustila, Vilkuna och Virta menar att det var ett klokt beslut att lansera den nya projektportföljlösningen samtidigt som Metropolias nya projektmodell. Modellen fortsätter att utvecklas, och parallellt planeras vidareutveckling av Halli.

”Vi har nu tagit i bruk ett system som verkligen stödjer den nya projektkulturen,” säger Virta. ”Vi har dessutom hämtat in beprövade arbetssätt från näringslivet till högskolevärlden – något som inte tidigare varit vanligt här.”