Tio år, två portföljer, 650 applikationer och över 200 projekt

‍Idag innehåller Applikationsportföljen information om 650 IT-system. Thinking Portfolio används främst för att hantera system inom universitetets stödfunktioner samt vid Nationalbiblioteket. Portföljen fungerar som den centrala informationskällan för dessa system, berättar Esa Suominen, chefsarkitekt och huvudadministratör för Applikationsportföljen vid Helsingfors universitet.

Portföljen visar systemens grunddata och livscykelstadier, ägare samt kostnadsinformation som ligger till grund för budgeteringen. Den ger också en översikt över tillgänglighet, beredskapsnivåer och dataskydd.

Som alla organisationer och företag omfattas universitetet av dataskyddsförordningen även kallad GDPR. Uppgifterna i Applikationsportföljen är avgörande för att kunna följa lagar, förordningar och andra regelverk.

Projektportföljen har varit i bruk i sex år.
– Portföljen stödjer ledningen av projekt och projektportföljer och tillför formalism och systematik, säger Veikko Mäkelä, projektledare för IT-system och huvudadministratör för Projektportföljen vid Helsingfors universitet.

Portföljen innehåller mallar för styrdokument och fungerar samtidigt som deras lagringsplats. Den har ökat transparensen och gett en tydligare helhetsbild av utvecklingsarbetet.

Utvecklingspaket och omfattande rapportering

Vid Helsingfors universitet sker portföljutvecklingen inte i form av kontinuerliga småändringar, utan idéer samlas till större utvecklingspaket. Detta har visat sig vara mest effektivt i förhållande till den ekonomiska planeringscykeln.

"För Applikationsportföljen håller vi huvudadministratörsmöten ett par gånger i månaden, där vi går igenom och driver vidare utvecklingspunkter, förklarar Veikko". Esa tillägger att det också är lättare att kommunicera med användarna när förändringar görs i större block, följt av lugnare perioder.

De största förändringarna på senare år har varit införandet av ett heltäckande dataskyddsområde samt en API-integration mellan Applikationsportföljen och rapporteringsverktygen.

När det gäller Projektportföljen utvecklas den bland annat för att stödja ett nytt arbetssätt för digitala tjänster, samt för att koppla portföljen tydligare till universitetets strategiska mål och arbete med verksamhetsarkitektur. Innehållets kvalitet förbättras genom stöd vid beslutspunkter och krav på fullständig dokumentation. Redan genomförda förbättringar inkluderar nya flikar och tydligare instruktioner.

Båda portföljerna stöds av specialutvecklade externa rapporter.

"För att skärpa styrningen krävs övergripande lägesbilder och strategiska rapporter", säger Veikko.

‍

Rapporteringen riktas främst mot tre behov:

1. Lägesrapporter inom särskilda teman till expertgrupper.
   
   
2. Helhetsbilder till ledningen.
   
   
3. Kvalitetskontroller via uppdaterings-, fullständighets- och täckningsrapporter, som bland annat visar om obligatoriska uppgifter saknas för nya system.
   
   

"Just nu är Power BI-rapporten mest använd. Den visar alla utvecklingskostnader för kommande år och kan filtreras på enheter, systemtyper och kostnadstyper. Den används i utvecklingsprojekt och styrgrupper", berättar Esa.

‍

Fördelar med centraliserad användarhantering

För två år sedan flyttades portföljerna till Thinking Portfolio HUB-plattformen. Totalt finns upp till 10 000 användare, varav cirka 10 % är aktiva.

En stor fördel med HUB är att den integrerats med universitetets användarhantering. – Nu kan vi följa upp när personer slutar. I listorna blir namnet gråmarkerat, och nya användare läggs till automatiskt. Lite manuellt arbete återstår, men betydligt mindre än tidigare. HUB har helt enkelt ökat transparensen, säger Veikko.