E.A. Smith är en av Norges äldsta och största byggmaterialkoncerner. Med över 800 anställda, närmare 100 anläggningar och välkända varumärken som Smith Stål, Bygger’n och Heim har bolaget vuxit stadigt i över 150 år genom förvärv och samarbeten. Tillväxten har ställt allt högre krav på styrning och planering – och det blev startskottet för en förändring.

– Vi var tvungna att tänka annorlunda. Hur skulle vi bygga planer, lagra data och hantera åtkomst? Det blev snabbt tydligt att vårt gamla sätt att arbeta inte fungerade längre, säger CFO Olav Lindebrekke.

Ett företag i ständig tillväxt

E.A. Smith har vuxit kontinuerligt i över 150 år genom samarbeten och förvärv, och driver idag flera välkända varumärken inom byggmaterialbranschen. Med fler affärsområden och hundratals anställda växte också kraven på planering och styrning.

– Ju mer vi växte, desto större blev risken för fel i processen. Vi hade en struktur, mallar och makron, men ju fler avdelningar och budgetägare som tillkom, desto svårare blev det att säkerställa kvaliteten i beslutsunderlaget, förklarar Marianne Brandal på ekonomiavdelningen.

Från risk till möjligheter

Ett dataintrång sommaren 2023 blev startskottet för förändring. Det gav teamet en chans att stanna upp och omvärdera hela processen.

– Tidigare hade vi en mer top-down-styrd budgetering. Med CFO Platform kunde vi tänka nytt: mer bottom-up, där hela organisationen involveras, säger Olav, CFO.

För honom var det avgörande att lösningen gav både effektivare processer och bättre överblick. Tidigare kunde Excel-filer fallera vid massuppdateringar via makron, eller hamna i fel versioner när budgetägare ändrade lokalt.

– Med CFO Platform slipper vi den osäkerheten. Vi kan vara säkra på att siffrorna är rätt och att processen fungerar i molnet – utan manuella omvägar, säger han.

Enkelhet för användarna – trots komplexitet i bakgrunden

Två som var nära involverade i projektet var Aurora Moum och Marianne Brandal. De ansvarade för att träna cheferna inför budgetarbetet för 2024.

– Det mest slående var enkelheten. Efter en kort utbildning kunde cheferna börja arbeta direkt, nästan utan frågor. Vi hade lagt ner enormt med arbete bakom kulisserna för att bygga en bra modell, men för användarna blev det intuitivt och enkelt, berättar Marianne.

– Och det är just det som är styrkan: gör man jobbet ordentligt i grunden får man en lösning som känns självklar för slutanvändarna, fyller hon i.

Redo för framtiden

För E.A. Smith handlar förändringen inte bara om att ersätta Excel – utan om att rusta sig för framtiden.

– Vår organisation förändras hela tiden genom förvärv och nya affärsområden. Vi behöver en lösning som är skalbar och inte beroende av enskilda personer. CFO Platform gör oss mer agila och långsiktiga, säger Marianne.

Olav Lindebrekke håller med:

– Vi kan nu planera över flera år i stället för att fastna i kalenderår. Och vi har allt vi behöver för att hantera både tillväxt och ökad komplexitet.

En process som tidigare upplevdes tung och svår, och som många ville undvika, har blivit något användarna uppskattar.

– Med Excel var budgetprocessen något man helst ville undvika. Nu är det tvärtom: alla är väldigt nöjda, säger Marianne med ett leende.

‍