E.A. Smith tenker større rundt økonomistyring: – Løsningen kan utvikle oss 

Med en stadig voksende virksomhet innså økonomiavdelingen i E.A. Smith at regnearkene ble krevende for organisasjonen. I 2023 tok de steget for å oppnå bedre effektivitet, sikkerhet og involvering fra bidragsytere i budsjett- og prognoseprosessene.

– Vi måtte tenke nytt. Hvordan skulle vi bygge planer, lagre data og styre tilganger. Det ble raskt besluttet at den gamle budsjettprosessen vi hadde bygd over lang tid, skulle vi bort fra, forteller økonomidirektør Olav Lindebrekke.  Marianne Brandal, som også jobber i økonomiavdelingen, sier seg enig.

– I «gamle dager», da jeg begynte her,  satt alle ledere med hver sine regneark og plugget tallene inn manuelt. Vi forbedret prosessen gradvis med bedre struktur, maler, standardisering av input-data samt makro-støtte for oppdatering og konsolidering. Men over tid øker volumet, og dermed øker risikoen for feil. Det at organisasjonen hele tiden er i vekst og endring gjør det også krevende å sikre god prosess og god kvalitet på selskapets styringsinformasjon, forteller hun.

Samtale: CEO i Profitbase, Stig Roar Sandvik  og i Marianne Brandal fra E.A. Smith.

Solid virksomhet med stolt historie

E.A. Smith er en virksomhet med over 800 ansatte spredt på nesten 100 lokasjoner i Norge, fra Vadsø i nord til Vegårshei i sør. Selskapet har 155 års historie og står bak merkenavnene Smith Stål, Bygger’n, Heim Boligsystem og Smith Byggesystemer.

Gjennom historien har selskapet gjennom vekst, samarbeid og oppkjøp utviklet seg fra en jernvare-forhandler lokalt i Trondheim i 1869 til en betydelig virksomhet med bred tilstedeværelse i dag. Kjernen i virksomheten har alltid vært agentur, med fokus på kjøp og salg av tyngre byggevarer.

Behovet for fornyelse av budsjettprosessen

Kontakten med Profitbase startet like etter at Lindebrekke begynte i E.A. Smith.  Etter innledende samtaler var det en løpende dialog, men en travel hverdag uten akutte problemer gjorde det vanskelig å prioritere et samarbeid. Da virksomheten ble utsatt for et datainnbrudd sommeren 2023, benyttet imidlertid Lindebrekke og teamet anledningen til å stoppe opp og tenke nytt.

– Hittil hadde E.A. Smith brukt en mer konsolidert tilnærming ovenfra og ned. Med nye verktøy var det potensial for å endre på hvordan vi tradisjonelt tenker oppfølging, planlegging og prognoser også – nedenfra og opp, noe som kan være spennende med løsningen vi er i gang med nå.

Økonomidirektøren forteller at de var veldig fornøyde med at de i fellesskap fikk tatt en rask beslutning og kommet i gang med å implementere CFO-plattformens budsjett- og prognoseløsning. Han trekker frem effektivisering av budsjettprosessen og bedre oversikt underveis i budsjettprosessen som sentrale elementer for valget:

– I tidligere års budsjettprosesser kunne ofte regnearkfilene feile i forbindelse med masseoppdateringer via makroer. Dette kunne for eksempel skyldes at de budsjettansvarlige endret på formularene, ikke fulgte prosedyrene eller laget lokale versjoner av sine filer med andre filnavn som makroene ikke fant. Det var også tungvint for controller å avstemme at de oppdateringene som ble kjørt via makroer var fullstendige og korrekt. Excelfilene måtte først overføres til datavarehuset for å kunne evalueres.

– Med disse erfaringene ferskt i minnet, ble det enda enklere å investere og gå rett inn i en skybasert løsning, konkluderer økonomidirektøren.

Konsentrert: Aurora Moum og Olav Lindebrekke fra E.A Smith.

‍

‍