Utmaningen: många system och mycket manuellt jobb

När Tanum tog in Hypergene 2013 hade de två tydliga behov:

• bättre och mer tillförlitlig rapportering för personal och ekonomi
• ett sätt att effektivisera processer för budget och prognos.

Precis som i många andra kommuner sköttes mycket i Excel, andra program och olika versioner. Olika avdelningar jobbade på sitt sätt, vilket gav frihet, men gjorde det svårt att samla ihop, jämföra och följa upp helheten.

Dessutom var speciallösningen krävande att underhålla. Varje uppgradering tog tid och konsultstöd. Och med allt fler system i verksamheten började en viss “IT-trötthet” märkas hos användarna.

Satsade på best-practice och molnbaserat

Med tiden var det tydligt att den gamla lösningen var svår att förvalta och dyr att uppgradera. Därför valde Tanums kommun en ny riktning:

• Molnbaserat i stället för lokalt.  
• En gemensam kommunlösning.  
• Ständig utveckling.  

I stället för att bygga egna speciallösningar satsade Tanum på Hypergenes kommunanpassade standard – framtagen i nära samarbete med andra kommuner.

Bytet blev enkelt – i två steg

För att göra övergången så smidig som möjligt delade Tanums kommun upp implementeringen i två steg:

• Steg 1 – flytta allt till molnet.
  Den lokala miljön lyftes in i Hypergenes molntjänst. För användarna var skillnaden knappt märkbar – samma gränssnitt och arbetssätt, men betydligt enklare förvaltning i bakgrunden.
• ‍Steg 2 – nytt ekonomisystem utan att tappa historiken.
  När kommunen bytte ekonomisystem kopplades Hypergene ihop med det nya. Ingen historik gick förlorad – all äldre data låg kvar och gick att jämföra med de nya siffrorna som samlades in. Man kunde följa utvecklingen år för år, utan några glapp.

Efter det började Tanum rulla ut delprojekten ett i taget: personalrapporter, ekonomirapporter, budget, verksamhetsrapportering, prognos och målstyrning.  

Så fick Tanum bäst effekt

1. Testa i skarpt läge.
   Använd riktiga budgetar och rapporter – inte bara testdata. ‍
2. Samma styrning för alla.  
   Gemensamma arbetssätt gör rapportering och uppföljning tydligare och säkrare. ‍
3. Visa nyttan.
   När alla ser fördelarna är det enklare att ställa om – som mindre manuellt arbete och bättre överblick.

Effekterna blev tydliga – snabbare, enklare och mer användbart

Det blev snabbt tydligt för Tanums kommun vad effekterna blev av bytet:

• Allt i ett system – mål, budget, prognos, analys och rapportering samlas i en och samma plattform.
• ‍Snabbare uppgraderingar – inga tunga konsultprojekt behövs. ‍
• Historiken bevarad – byte av ekonomisystem utan att förlora historisk data. ‍
• Lättskött system, mer nytta i vardagen – ekonomichefer, controllers och stödfunktioner fick ett enklare arbetssätt och mer tid över.

Tanums resa visar hur en mindre kommun kan få stora effekter genom att gå från lokala speciallösningar till en standardiserad plattform i molnet. Resultatet blev enklare förvaltning, smidigare uppgraderingar och mer nytta i vardagen – utan att tappa historiken.

Är du nyfiken på hur Hypergene kan hjälpa er?

Boka en demo med oss idag.