Utfordring

Stena Fastigheter finnes i hele Sverige, med kontorer i Stockholm, Göteborg og Malmö. En stor del av organisasjonen arbeider med den daglige forvaltningen av eiendommene, noe som krever at arbeidsmåten hele tiden er optimal. Dessuten må aktivitetene deres være knyttet til ledelsens overordnede mål og nøkkeltall.

De ulike kontorene samarbeider seg imellom, men enkelte oppgaver jobber de med individuelt. Dette har ført til ulike måter å jobbe på, og svært mye tid har dessuten gått med til rapportering og til å sammenstille data manuelt – data som ikke har vært kvalitetssikret. De som jobber med å forvalte eiendommene, har derfor vært avhengige av at økonomiavdelingen hvert kvartal har sammenstilt data for dem.

Den første oppgaven gikk ut på å synliggjøre kvalitetssikret informasjon for eiendomsforvaltningen samt å sørge for at alle jobbet på samme måte. Målet var å redusere det manuelle arbeidet og frigjøre tid til analyse og planlegging av aktiviteter og tiltak.

Den andre oppgaven dreide seg om å innføre en felles arbeidsmåte for utarbeiding av forretningsplanen og sørge for at aktivitetene var knyttet til de overgripende målene og nøkkeltallene.

"Forvaltningsorganisasjonen har vært en svært viktig og stor målgruppe. Vi ville at de skulle få kontroll over budsjett- og prognosearbeidet, fakturaer samt nøkkeltallene og målene som virksomheten streber etter," sier Pernilla Frödén, sjef for virksomhetsutvikling i Stena Fastigheter.

Sammendrag:

• Å gjøre oppfølgingsarbeidet tilgjengelig, kvalitetssikre data og finne felles arbeidsmåter for å nå de overgripende målene.
  
  

Løsning

I dag bruker Stena Fastigheter Hypergenes løsning for oppfølging og analyse samt målstyring. De kan nå bruke mer tid på å analysere informasjonen i stedet for å sammenstille den og kan dermed jobbe mer proaktivt i stedet for reaktivt.

"Vi har utarbeidet rapporter for ulike forvaltere helt ned til fakturanivå. Nå får vi med oss hele forvaltningsorganisasjonen, forteller Pernilla. Vi kan dessuten opprette grupper for ledelsen, eiendomssjefer, områdesjefer eller eiendomsforvaltere, slik at de ser den informasjonen som er relevant for dem. En annen fordel er at vi kan arbeide etter et organisatorisk perspektiv i Hypergene. Det innebærer at vi kan danne grupperinger av eiendommer eller områder som kan avvike fra kostnadsstedstrukturen."

Nå kan Stena Fastigheter til og med synliggjøre målnøkkeltallene og informasjonen som ligger til grunn. Informasjonen er strukturert etter grunnleggende fakta, økonomiske data og nøkkeltall. Hypergene er dessuten integrert i FastNet, slik at all informasjon om leiepriser, gjester, kundereskontro, avtalehistorikk, kontrakt, ledige og utleide arealer m.m. finnes samlet. Alle får raskt en oversikt over den aktuelle situasjonen.

Det er også mulig å legge ustrukturerte data i en såkalt SWOT-analyse rett inn i Hypergene. De kan ut fra strategi og visjon opprette mål og delmål samt sette opp aktiviteter for å nå målene for en bestemt eiendom eller et område.

Dette har gjort at den tidligere litt uorganiserte forretningsplanen har blitt tydeligere og dessuten nå er knyttet opp mot de overgripende målene i organisasjonen.

"Nå har alle blitt mer delaktige. Forvalterne er med og utarbeider forretningsplanen for sitt ansvarsområde og kan i sin tur engasjere medarbeidere og ansatte i sin organisasjon", forklarer Pernilla.

Sammendrag:

• Hypergene beslutningsstøtte for oppfølging og analyse samt målstyring.

Resultat

Målene som Stena Fastigheter satte seg, er på god vei til å bli oppfylt. Organisasjonen har mer tid til å analysere data, og de har dermed blitt mer bevisste på hvordan det går, og hvordan de selv kan påvirke resultatet.

Forvaltningsorganisasjonen har blitt mer delaktig og engasjert, samtidig som aktivitetene nå er knyttet opp mot de overgripende målene. De bakenforliggende tallene er nå også kvalitetssikret. Alt har skjedd trinnvis, og de blir stadig videreutviklet.

"Vi hadde som mål å finne et system som kunne utvikles, og som kunne støtte en rekke ulike virksomhetsprosesser på sikt, noe jeg synes vi har funnet, sier Pernilla. En visjon og tanke for framtiden er at vi også skal kunne budsjettere og legge inn vedlikeholdsplaner i Hypergene. Vi planlegger å knytte sammen alle delene i større grad," avslutter hun.

Sammendrag:

• Enkel oppfølging og en felles arbeidsmåte for forvaltningsorganisasjonen.
• Økt ansvarlighet, engasjement og delaktighet.
• Kvalitetssikrede data som er knyttet til de overgripende målene.