Utfordring

Bodens Energi ønsket å forenkle og forbedre kvaliteten på budsjett- og prognosearbeidet, som var både komplisert og tidkrevende. Hvert forretningsområde i energikonsernet rapporterer ti ganger i året. I tillegg utarbeides det budsjettplaner for disse aktivitetene som strekker seg ti år frem i tid. Tidligere ble rapporteringen gjort i Excel.

"Det ble vanskeligere og vanskeligere å administrere, ettersom filene ble veldig komplekse. Vi brukte mye tid på å legge inn tall manuelt fra økonomisystemet vårt og flytte data mellom filene, sier Barbro Gunnari Heikki, økonomisjef i Bodens Energi.

For å få mer tid til analyser og redusere risikoen for feil i styringen ønsket Bodens Energi å finne et bedre verktøy for budsjettering og prognoser. Samtidig var det utfordringer i målstyringen som måtte løses.

"Vi hadde en felles forretningsplan for hele konsernet, men det var vanskelig å få oversikt over den røde tråden mellom aktiviteter og forretningsmål."

Sammendrag:

• Tidkrevende manuell håndtering i Excel
• Ønsket å øke kvaliteten på rapporteringen
• Behov for å frigjøre tid til analyse

Løsning

Valget falt på Hypergene, som tilbød et komplett system.

"Med Hypergene fikk vi budsjettering og prognoser, strategisk planlegging med måloppnåelse, virksomhetsrapportering og KPI-oppfølging i ett og samme verktøy."

Et annet avgjørende argument var at Hypergene ga oss muligheten til å få ferdige dokumenter uten manuelt arbeid.

"Hypergene kunne gi oss ferdige dokumenter som budsjetter, månedsrapporter og delårsregnskaper. De andre systemene vi så på, ville ha krevd manuell inntasting."

Sammendrag:

• Hypergenes støtte for budsjett, prognoser og strategisk planlegging

Resultat

Hypergene har gjort det mulig for Bodens Energi å jobbe mer effektivt med budsjetter og prognoser, noe som har frigjort tid til analyse. Bodens Energis økonomimodell er implementert i Hypergene, og de rundt 30 brukerne av systemet kan plukke ut ferdige dokumenter og rapporter.

"Hypergene har forstått vår organisasjon, vår økonomimodell og våre ønsker, og implementert dem i systemet. Under implementeringen var Hypergene lydhøre og raske med å gi tilbakemeldinger. Vi har hatt et godt samarbeid."

Ved å eliminere den manuelle håndteringen av Excel-filer sparer man mye tid, samtidig som risikoen for feil er kraftig redusert. I tillegg har Bodens Energi nå en standardisert struktur for finansiell rapportering i alle forretningsområder.

Som et konkret eksempel på forenklingen med Hypergene forteller Barbro Gunnari Heikki at avskrivninger nå inkluderes automatisk i investeringsbudsjettet, i stedet for å bli beregnet og lagt inn manuelt.

"Vi har ikke måttet tilpasse arbeidet vårt til systemet, men systemet har blitt tilpasset modellen vår", sier hun.

Neste etappe for Bodens Energi er å fortsette å utvikle og finjustere funksjonene i Hypergene, og å implementere flere moduler for å forenkle flere arbeidsprosesser.

Sammendrag:

• Mer effektivt budsjett og prognose, noe som skaper mer tid til analyse
• Enhetlig struktur for økonomi og måloppnåelse, tilpasset konsernets modell
• Tydelig målstyring med en rød tråd mellom forretningsmål, KPI-er og aktiviteter