Cor Group: Kattavampi näkyvyys monialakonsernin projektisalkkuun, yhteiset pelisäännöt ja paremmat päätökset

Mitä Hypergene Portfolios on mahdollistanut Cor Groupissa:

• Läpinäkyvyys konsernin projekteihin yhdessä paikassa
• Yhtenäiset päätöskriteerit projekteille
• Reaaliaikainen tilannekuvajohdolle suoraan työkalussa
• Synergioiden tunnistaminen liiketoimintojen välillä
• Joustava työkalu sekä kevyille että laajoille projekteille
• Helposti omaksuttava projektityökalu niillekin, jotka tekevät projekteja oman työn ohessa
• Joustava käyttöönotto, jossa liiketoimintojen tarpeet lähtökohtana

‍

Kohti yhtenäisiä työkaluja ja toimintatapoja

Kun konsernin PMO-toimintoa lähdettiin vuoden 2022 alussa rakentamaan systemaattisesti, oli selvää, että myös työkalun on tuettava uusia yhtenäisiä käytänteitä. PMO:n tavoitteena on alusta asti ollut tehokas, strategian mukainen projekti- ja kehittämistoiminta, onnistuneet projektit, vahva yhteistyö liiketoimintojen kanssa ja realistinen tilannekuva kehittämiseen.

“Organisaatiomme pitää sisällään monenlaista liiketoimintaa. Tekijöitäkin on ollut paljon, ja tapoja tehdä asioita melkein yhtä monta kuin tekijöitä. Kasvavana konsernina meidän täytyi päästä nostamaan kypsyystasoa ja saada kehittäminen paremmin hallintaan.”

Suurin haaste lähtövaiheessa oli näkyvyyden puute, puuttuvat toimintamallit ja hajanainen projektitieto. Yksittäisellä liiketoiminnalla saattoi olla selkeä kuva omasta tekemisestään, mutta konsernitasolla kokonaiskuvassa ei nähty, mitä missäkin oli liikkeellä –tai missä päällekkäisyyksiä saattoi syntyä.

Yksi työväline, monta tarvetta

PMO-työryhmä määritteli salkkutyökalulle selkeät tavoitteet: kattava läpinäkyvyys konsernin kehittämiseen, salkun- ja projektinhallinnan yhdistäminen samaan välineeseen, päätöksentekoa tukeva tieto helposti yhdestä paikasta sekä projektidatan uudelleenkäytettävyys.

Salkunhallinnan työkaluna Hypergene Portfolios kerää yhteen näkymään kaikki organisaation projektit. Tämän lisäksi sitä on mahdollista käyttää ns. perustason projektinhallintaan, jolloin kaikille projekteja vetäville ympäri organisaatiota voidaan rakentaa ja tarjoilla yhtenevä tapa aloittaa, seurata ja johtaa projekteja – yhdessä ja samassa ympäristössä. Projektijohtamisen rinnalle on tuotu vahva muutosjohtamisen näkökulma – projektit eivät ole pelkkiä teknisiä toteutuksia,vaan muutosta, joka viedään käytäntöön. Cor Group on panostanut määrätietoisesti muutosjohtamisen elementteihin osana projektijohtamisen kokonaisuutta ja sen toteutumista on mahdollista seurata myös salkun kautta.

Matalan kynnyksen helppokäyttöisyys on ollut valttia kaikkien liiketoimintojen mukaan saamisessa:

“Liiketoiminnoissa projekteja tekevät ovat pääsääntöisesti oman alansa asiantuntijoita ja johtoa – eivät välttämättä projektiammattilaisia vaan toimivat projektipäälliköinä oman työnsä ohessa. Työkalun ja toimintatapojen täytyi olla niin selkeitä, että ne voi omaksua ilman raskasta koulutusta.”

Tällä hetkellä Hypergene Portfolios on käytössä noin parilla sadalla aktiivisella käyttäjällä eri puolilla konsernia. Salkussa pyörii yli 320 aktiivista projektia tai kehitysaihiota, ja arkistoon on kertynyt satoja päätettyjä projekteja. Kokonaissalkku on jaettu liiketoimintojen osasalkkuihin sekä konsernin yhteisiin salkkuihin. Salkunhallintaan ja päätöksentekoon on luotu konsernin johtamisjärjestelmänmukainen hallintamalli.

Oikeat projektit toteutukseen –strategia käytäntöön

Hypergenen alustan avulla on mahdollistettu myös entistä perustellummat päätökset.

“Aikaisemmin haasteena oli, ettei aina pystytty näkemään, mistä oikeast ollaan päättämässä. Päätösesitykset näyttivät erilaisilta eri liiketoiminnoissa, eivätkä kriteerit päätöksentekoon olleet yhtenäisiä. Nyt meillä on yhtenäiset päätöskriteerit suoraan salkun sisällä.”

Käynnistyspäätös on yksi projektin elinkaaren tärkeimmistä porttipäätöksistä. Cor Groupissa päätöksen yhteydessä tarkastellaan mm. strategian mukaisuus, business case, tietosuoja- ja tietoturvanäkökulmat ja käytettävissä olevat resurssit.– kaikki samojen kriteerien mukaan arvioituna riippumatta siitä, mitä liiketoimintaa projekti koskee.

“Saamme näin projektit paremmin vertailukelpoisiksi ja samalle viivalle. Pystymme oikeasti valikoimaan ne oikeat projektit, jotka ovat strategianmukaisia, tuottavat meille riittävästi arvoa tai jotka meidän on tehtävä vaikkapa lainsäädännöllisistä tai muista pakottavista syistä.”

Tilannekuva reaaliajassa

Salkun käyttöönottoon osin muuttanut myös sitä, miten konsernin yhteisen kehittämisen tilannekuva raportoidaan johdolle.

“Ylimmän tason tilannekuvaraportointi tapahtuu enenevässä määrin yhden salkun kautta. Tieto on suoraan työkalussa reaaliaikaisesti johdon saatavilla.”

Kun päätöksentekijät näkevät aktiivisten projektien tilannekuvan ja mahdollisethaasteet suoraan salkusta, päätöksiä esimerkiksi uusien projektienkäynnistämisestä tehdään paremmilla eväillä.

Jos resurssit ovatjo kiinni haastavassa kokonaisuudessa, on järkevä harkita, kannattaako uutta käynnistää juuri nyt.

Kevyt pienille, kattava isommille

Käyttäjämäärän tasainen kasvu selittyy työkalun joustavuudella. Cor Group on skaalannut projektijohtamismalliaan niin, että pienemmissä projekteissa salkku riittää myös projektidokumentoinnin paikaksi – erillisiä projektisuunnitelmadokumentteja tai riski-Exceleitä ei tarvita.

“Salkku tuo perusdokumentoinnin sisäänrakennettuna ja tarvittaessa siitä saa vaikka PDF-tulosteen. Projektisuunnitelma syntyy salkkuun niillä tiedoilla, joita sinne syötetään. Tekeminen on kevyempää ja ketterämpää, eikä byrokratiaa synny turhaan."

"Salkun käyttäminen dokumentointiin mahdollistaa myös toisilta projekteilta oppimista, kun tieto ei ole siiloutunut muihin järjestelmiin.”

Synergioiden tunnistaminen korostuu tekoälyaikana

Klint nostaa esiin yhden hyödyn, jonka merkitys on vain kasvanut viime aikoina.

“Salkku auttaa tunnistamaan synergioita liiketoimintojen välillä."

"Aiemmin jokainen teki paljolti omassa nurkassaan, ja siitä joko kuultiin tai oltiin kuulematta. Nyt nähdään, mitä toisaalla tapahtuu ja voidaan tunnistaa, että tämähän voisi kiinnostaa myös muualla organisaatiossa – kannattaisi jutella. Tekoäly liittyvässä kehittämisessä tämä on lähtenyt vielä korostumaan entisestään.”

PMO-työryhmä käy salkun kokonaisuutta läpi säännöllisesti ja synergioiden tunnistaminen on ollut mukana vakioelementtinä toiminnan alusta saakka.

Muutoksen mahdollistajana fiksu väline

Johanna Klint suosittelee Hypergene Portfoliosia mielellään:

“Olen ollut erittäin tyytyväinen – lähes kaikki projektimme ovat yhdessä paikassa ja muodostavat selkeän kokonaiskuvan. Hypergene Portfolio tuoläpinäkyvyyttä, on helppokäyttöinen ja mukautuu meidän tarpeisiin. Käyttöönotto oli ketterää ja salkkua voi kehittää organisaation kypsyystason kasvaessa.

Meille suurin hyöty salkusta on ollut konsernilaajuisen projektijohtamisen ja projektisalkunhallinnan muutoksen läpiviennin tukemisessa: yhteiset käytännöt ja projektijohtamismalli ovat konkretisoituneet, ja kun työkalu toimii sujuvasti, myös muutos on edennyt sujuvasti.”