Utfordring

Daniel Lagerholm, Manager Business Control i Oatly forteller:

"Som så mange andre organisasjoner brukte vi Excel som verktøy for å utarbeide budsjett og prognose. Det bidro til en svært arbeidskrevende prosess som det var vanskelig å få oversikt over."

For Oatly hadde det såkalte tradisjonelle budsjettet også blitt et altfor stivbent instrument. I takt med den kraftige ekspansjonen ble det viktigere å kunne utarbeide prognoser og scenarioer basert på ulike variabler.

"Det var ikke nok å bare kunne oppdatere budsjett og prognose én gang i året. Vi ville jobbe med forskjellige kostnadsdrivere og rullerende 12-måneders sykluser og på den måten få en mer smidig arbeidsmåte. Det var også viktig å øke transparensen i budsjettprosessen."

Daniel forteller videre at han sammen med sin kollega Henrik Svensson, Head of Commercial Controlling, innså hvilken utfordring det var å sette opp en ny systemstøtte uten å kunne identifisere hvordan organisasjonen og strukturene ville se ut i fremtiden.

Sammendrag:

• Arbeidskrevende prosess og et rigid budsjett.
• Vanskelig å følge fremdriften i budsjettprosessen.

Løsning

"Hypergene laget et "proof of concept", og det ga oss den tryggheten vi trengte."

Vi fikk på plass en løsning for personal- og økonomiplanlegging og prognostisering på måneds-, kvartals-, års- og flerårsbasis. Denne nye løsningen håndterer kostnadsdrivere som produkt, volum og valuta og gjør det mulig å bryte ned data etter for eksempel selskap, artikkel og kostnadssted.

I likhet med andre organisasjoner har Oatly virksomhetssystemer og datalager som Hypergene kan hente kildedata fra. Siden det naturlig nok ikke fantes noen historikk for Oatlys nye produkter eller nye kunder i eksisterende systemer, så var det viktig å kunne mate inn data i den nye løsningen. Ønsket om at noe av rapporteringen fortsatt skal distribueres fra det eksisterende systemet gjorde at Hypergene ble satt opp for ikke bare å hente data fra datalageret, men også for å kunne legge tilbake data.

Sammendrag:

• Hypergenes budsjett- og prognoseløsning.

Resultat

Den nye løsningen for budsjett og prognoser har gjort det mulig å endre og effektivisere arbeidsmåten. Både Daniel og Henrik kan bekrefte at de opplever langt større fleksibilitet, og at de nå kan jobbe med rullerende 12-måneders sykluser. Det har blitt betydelig enklere å se hvordan endringer i ressurser og marked påvirker selskapets prestasjoner. Vi har fått økt transparens, og løsningen har bidratt til en desentralisering. Personer som skal bidra i budsjettarbeidet, kan lett legge inn informasjon i systemet selv.

"Budsjetteierne er blitt mer engasjert og følger opp resultatene bedre", sier Henrik.

Henrik avslutter med å fortelle hvor viktig det er at Hypergene er et så fleksibelt produkt og muliggjør en iterativ arbeidsmåte. Det har vært nødvendig ettersom Oatly bare i løpet av den korte implementeringstiden har klart å skape både nye produkter og nye kunder. Noe som systemeieren hos Oatly selv administrerer i systemet.

Sammendrag:

• En løsning som støtter en smidig måte å jobbe på.
• Økt engasjement blant budsjettansvarlige.
• Økt transparens i budsjettprosessen.