Anneli Enbom Espoon kaupungin projekti- ja ohjelmatoimistosta ja Keijo Korhonen tietohallinnosta ovat keskeisessä roolissa yhteistyössä. Espoo otti käyttöönsä Projektisalkun jo vuonna 2015. Salkussa on palvelujen ja toiminnan kehittämisprojektit ja kehitysohjelmat. Vuosien varrella Espoo on lisäksi ottanut käyttöönsä Konsernisalkun (konserniyhteisöt), IT-salkun (järjestelmät) ja Hankesalkun (rakennushankkeet).

”Meitä kuunnellaan, ja sitten etsitään ratkaisu ongelmaan.”

Askel parempiin lomakkeisiin

Viime vuonna Espoon Projektisalkkuun toteutettiin suuri lomakeuudistus, joka on hyvä esimerkki onnistuneesta yhteistyöstä. Espoon projektimallin dokumenttipohjat uudistettiin sisällöllisesti ja visuaalisesti.

Anneli kertoo, että tarve lomakeuudistukselle oli kypsynyt pikkuhiljaa.

”Tunnistimme uudistamistarpeita monestakin näkökulmasta. Alkuperäiset projektin elinkaaren lomakkeet tarkistuslistoineen olivat vuodelta 2015, ja vuosien varrella olemme päivittäneet niitä osittain. Lomakkeista oli syntynyt useita eri versioita, ja tietokannan kerroksellisuus vaikeutti järjestelmän kehitystä. Nyt oli hyvä aika päivittää sisältöä systemaattisesti.”

Yhteistyö on saumatonta ja mukavaa

Lomakeuudistusprojektia tehtiin muiden töiden ohella noin kuuden kuukauden ajan.

“Työ eteni napakasti. Tekeminen oli hallittua eikä poukkoiltu”, Anneli kertoo. ”Aloitimme sillä, että Thinking Portfolio listasi kaikki Espoon projektisalkun lomakkeet. Me kävimme ne läpi ja tunnistimme päivitystä vaativat. Hyödynsimme saamaamme käyttäjäpalautetta ja benchmarkasimme muiden organisaatioiden projektilomakkeita. Tiimimme määritteli ja Thinking Portfolio toi ratkaisuehdotukset, joita testattiin testiympäristössä.”

“Pitää kehua Thinking Portfolion porukkaa. Työpajamuotoinen yhteistyö oli erittäin toimivaa, ja projekti eteni hallitusti kolmessa työpaketissa”, Keijo sanoo.

”Sovelluskonsulttimme ehdottaa uusia ratkaisuja ja saa meidät aina innostumaan.”

Modernit lomakkeet saavat kiitosta käyttäjiltä

Lopputuloksena oli raikkaat, selkeät ja modernit lomakkeet, jotka ovat helposti ymmärrettäviä ja käytettäviä. Anneli kertoo, että lomakkeita on ilo katsella ja täyttää. Ne näyttävät selkeiltä ja sisältökin on ajan tasalla. Lomakkeet ovat viestinnällisesti ja kielellisesti helpommin ymmärrettäviä kuin ennen. Muutostyö siis kannatti.

”Loppukäyttäjät ovat antaneet positiivista palautetta. Lomakkeiden käytettävyys on parantunut merkittävästi, ja pääkäyttäjät voivat itse päivittää uudistettujen lomakkeiden ohjeita”, Keijo lisää.

Muutos tuo muitakin hyötyjä. Tulevat kehitys- ja muutostyöt on nopea tehdä, ja näin säästetään muutosten kustannuksissa. Uusien lomakkeiden toivotaan vähentävän myös projektipäälliköiden työaikaa.

Toimivasta yhteistyöstä halutaan pitää kiinni

Yhteistyö Thinking Portfolion kanssa jatkuu tiiviinä.

”Yhteistyömallimme on vakiintunut ja toimii sujuvasti. Kuukausittaiset palaverit pitävät meidät ajan tasalla ja varmistavat, että päätökset tehdään oikea-aikaisesti. Yhteistyö on äärimmäisen helppoa. Thinking Portfolion Demo Cornerit ja tiivistelmät uusista asioista ovat oikein hyödyllisiä”, Keijo sanoo.

Anneli puolestaan odottaa tekoälyn tuomia mahdollisuuksia: “Tekoälyn hyödyntäminen kiinnostaa kovasti ja odotamme innolla, mitä se tuo salkkuihimme.”